종전에 회의방식은 의례적으로 간부 또는 직원들이 모여서 최고 책임자가 일방적으로 지시하고 정책을 시달하는 것이 대부분이었다.
기업체인 경우는 회의방식을 팀 단위로 자연스럽게 토론식 회의로 시행한지가 꽤 오래 되었다고 본다. 하지만 우리 공공기관에서는 이제야 효율적이고 생산적인 회의방식을 도입하여 시도하려 하고 있다.
서귀포시는 지난2월부터 행정기관 중심의 보고와 기관장 지시위주의 회의운영을 시민중심의 보고와 시민의 불편사항을 발굴하여 현장답사 후 토론하여 해결방안을 모색하는 현안업무 토론회의 방식을 도입하여 실시해 오고 있다.
지난 2월에는 '시내버스 노선의 효율적인 운영방안'이라는 주제로 간부공무원들이 노선별 체험을 통하여 문제점 및 개선방안을 도출함으로써 토론 시 다양한 의견들이 개진되어 시내버스 노선을 조정하는데 많은 도움이 되었다.
3월에는 '제주올레의 지속적 성장과 지역소득연계방안'이라는 주제를 선정 부서별, 읍면동별로 올레코스 답사를 실시하였다.
답사를 통하여 얻어낸 여러 가지 문제점 및 소득연계방안이 토론회의 시 제시 되었고, (사)제주올레 서명숙 이사장과 안은주 사무국장이 토론회의에 직접 참석하여 올레에 대한 사무국의 입장을 발표했다.
이렇게 사무국의 입장을 공유함으로써 올레에 대한 행정과 사무국과의 관점의 차이를 극복하고 같은 생각을 갖고 하나의 방향으로 올레의 지속적 성장을 추진할 수 있는 계기가 됐다.
이에 서귀포시는 자체분석 결과 토론식 회의가 나름대로 효과를 거두고 있다고 판단하고 그동안 토론회의를 진행하면서 발견된 문제점을 보완 개선하는데 노력하고 있다.
4월부터 매월 실시되는 각종회의는 현안업무 위주의 축약 보고로 보고시간을 최소화 한다. 그래서 단축한 시간을 활용하여 국.내외 견학 및 파견공무원들의 견문보고 등 사례발표를 하게하고
여기에서 간부들은 사례 발표한 내용을 중심으로 토론을 하고 결론을 도출하여 벤치마킹 할 부분이 있으면 도입하고, 전체적으로 효과성이 떨어진다고 판단되면 정책을 수립하는데 좋은 점만 시정에 반영한다는 방침이다.
아울러 출향인사 중 성공한 사업가나 도.내외 저명한 인사를 초청하여 외부 특강을 정례화 함으로써 친절, 변화, 창의성 마인드를 제고하기 위한 생산적인 회의운영을 시도하게 된다.
지난 2월부터 시민중심의 시정을 펼쳐나가기 위해 실시하고 있는 매월 셋째주 현안업무 토론회의도 운영방법을 개선한다.
주제발표자와 발췌토론자를 사전에 적절히 조정하여 토론의 깊이를 더하고 토론 시 주재자가 임의로 자유토론자를 지정 토론함으로써 단순참가에서 벗어나 토론에 많은 직원이 참여할 수 있는 생산적인 회의로 바꿔나간다.
서귀포시는 앞으로도 지속적으로 회의방법을 개선함으로써 시민의 애로사항을 찾아내어 해결방안을 모색하고 경직된 회의문화를 개선하여 시민중심의 행정을 펼쳐나갈 계획이다.
<고영만 서귀포시 서무담당>
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